「上から目線」と感じさせないビジネスメールで使うことば

2016/01/27

文章では読みやすさを常に心がけよう と以前の記事でお伝えしました。
それはビジネスシーンでも同じです。

「ビジネス」と聞くだけで難しそうな印象ですよね(´・ω・`)
しかし、日頃のちょっとした気遣いで雰囲気は変えられます!

今回はビジネスメールで気をつけたい、4つの簡単な言い回しについてご紹介します(゚∀゚)

もくじ

「~してください」より「~だと助かります」を使おう

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お願いごとをするメールはビジネスの中では頻繁にあると思います。
「書類を1週間以内に送ってください」とか「1週間以内に返事をください」など、「~ください」というフレーズ、使ったことはないでしょうか。

「~ください」言葉を使うと、相手の人は「なぜ命令されないといけないのか」と感じてしまいます。

そんなときは、
「~していただけると助かります」
「~だと幸いです」
「~だとありがたいです」という表現を使うと、相手に威圧感を与えずにお願いごとができます。

「できません」より「難しい」を使おう

お断りの内容のメールも頻繁に行われるものですね。
「納品はできません」「懇親会に参加できません」などそのまま使っていませんか?

「~できません」というフレーズを使うと、まさに「冷たい人」と思われてしまいます。

そんなときは
「納品が難しくなりました」
「参加が難しいです」など「難しい」という表現を使います。
本当は参加したいんだけど、仕方なく参加できない、という印象を与えることができます。
「冷たい」という印象からは脱することができます٩(ˊᗜˋ*)و

「受け取ってください」より「ご査収願います」を使おう

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書類を送付する場合、または添付ファイルで資料を送付する場面もビジネスではよくあります。
「送付しましたので受け取ってください」などを使っていませんか?

そんなときは
「書類を送付いたしましので、ご査収願います」
「ご査収ご確認ほどよろしくお願い申しあげます」などの表現を使います。
書類や添付ファイルなど相手に中身を確認してもらう必要がある場合は「ご査収」という言葉を使います。

本文が短い場合はり「取り急ぎ」を使おう

本当は電話などで連絡をしたほうがベストだけど、急いでメールだけでもしておきたい場合、例えばお礼のメールなどがそうですね。
お礼などは、本文が短くなってしまい締めのことばに困ります。

そんなときに便利なのが「取り急ぎ」です。
「取り急ぎお礼のメールまで」などで締めればいいのです。

さいごに

メールは感情を伴うものです。
直接顔を合わせて話すのと違い、相手の表情は全く見えません。

相手が不快にならないよう、冷たいと思われないよう適切なフレーズを使っていきましょう!(ㆁωㆁ*)

投稿者情報

kida

kida

アフィリエイト事業部のキダです。本を読むこと・文章を書くことが好きです(*゚∀゚)最近ハマっている趣味は「大人の塗り絵」です。今いちばん欲しい物は高級色鉛筆!

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